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Webinaire – On vous présente AGUI, l’ami du budget participatif

La phase d’analyse dans un budget participatif est aussi fastidieuse à réaliser que passionnante à étudier, aussi méconnue du public que redoutée des services ! 

On vous propose donc d’assister à l’un de nos webinaires le mercredi 17 juin ou le mercredi 24 juin (11h) pour faire un petit tour d’horizon des enjeux… avant de vous faire découvrir AGUI, le dernier né chez Capco, l’outil d’analyse intégré à notre plateforme qui va transformer votre chemin de croix en promenade du dimanche.

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Et si vous hésitez (ou ne voyez pas le rapport avec le Roi Lion), voici quelques unes des réactions de nos collectivités clientes lors de la démo de l’outil qui leur a été présentée au début du mois ! 🙂

Budgets participatifs : Cap Collectif lance un outil collaboratif qui divise par 2 le temps d’analyse

Les 200 collectivités territoriales qui mettent en oeuvre un budget participatif sur leur territoire le savent bien : souvent sous-estimée, la phase d’analyse des projets est pourtant au coeur du dispositif.

La mise en place d’un budget participatif est parfois douloureuse pour certaines collectivités, submergées par le nombre de projets à faire évaluer par des services plus ou moins préparés aux spécificités d’un budget participatif et à la charge de travail qu’il induit.

Leader des budgets participatifs en France, désireux d’apporter à nos collectivités clientes une solution efficace pour faciliter le travail d’analyse mené par les services, nous avons travaillé plusieurs mois pour concevoir et développer un outil d’analyse intégré à la plateforme. Cet outil, de son petit nom AGUI (pour Analysis Graphical User Interface) permet aux équipes de piloter l’ensemble de la phase d’analyse depuis la plateforme, mais aussi à tous les services concernés de pouvoir réaliser leur travail sur cette même plateforme.

Fini, donc, les tableurs excel circulant de service en service, les boucles mails infinies et la perte de temps et d’énergie pour organiser un travail par essence transversal. AGUI vous fait gagner un temps considérable en vous permettant de tout faire en ligne ! Le must ? Nul besoin pour les agents concernés de maîtriser parfaitement le numérique : l’analyse se fait très simplement depuis l’interface utilisateur.

Comment fonctionne l’outil ? Qu’apporte t-il vraiment ? Nous vous détaillons ci-dessous les 6 raisons pour lesquelles AGUI vous permet d’optimiser le travail d’analyse au sein de votre organisation.

Préparer l’analyse complète en moins d’1 heure

Chaque collectivité fonctionne avec ses propres flux de travail et circuits de validation (le fameux “workflow”, en anglais dans le texte). Nous avons donc conçu un outil susceptible de s’adapter à différents contextes.

L’outil comprend ainsi 3 rôles :

  • le rôle d’analyste, à qui l’on assigne des projets à évaluer. Il propose son analyse.
  • le rôle (optionnel) de superviseur, qui comme son nom l’indique, supervise et valide le travail fourni par les analystes. Celui-ci rend un avis. Dans certaines collectivités, il peut s’agir d’un directeur / directrice de service ou du DGS.
  • le rôle de décideur, qui prend la décision finale et valide ce qui sera publié sur la plateforme et communiqué au porteur de projet lors de la publication des résultats. Il rend une décision. 

L’une des premières tâches de l’équipe en charge du budget participatif est d’organiser la répartition des projets déposés par les habitants aux personnes et/ou services en charge de les analyser.

Avec AGUI, il est possible d’assigner des projets en masse à un ou plusieurs analystes, un superviseur et un décideur. Par exemple, les projets d’une catégorie donnée  (ex : Urbanisme) vont être assignés aux personnes référentes au sein des services.

Etapes pour assigner un décideur

Un système nativement collaboratif 

Le plus souvent, l’analyse d’un projet mobilise plusieurs personnes, notamment lorsque l’analyse technique, juridique et financière se fait concomitamment, nécessitant l’expertise de différents services.

Notre outil permet donc la multi-analyse, à partir d’un même formulaire d’évaluation. Une section de ce formulaire peut être réservée à un analyste selon son champ de compétence.

Dans la capture d’écran ci-dessous, Louise, Thibaut et Maxine sont par exemple tous les trois chargés de rendre leur avis sur le projet.

le phase d'analyse des projets lors d'un budget participatif

Chacun sait précisément ce qu’il a à faire 

Lorsqu’un analyste, un superviseur ou un décideur est assigné à un ou plusieurs projets, celui-ci reçoit une notification automatique d’assignation (idem en cas de désassignation). 

A partir du moment où un analyste a été assigné, il a accès à un espace dédié sur l’interface utilisateur où sont listées l’ensemble des propositions qui lui ont été assignées.

En cliquant sur une proposition, l’analyste/superviseur/décideur accède directement à la proposition ainsi qu’à un panel d’analyse lui permettant de remplir son questionnaire d’évaluation.

analyse d'un budget participatif

Contacter l’auteur d’un projet en un clic

Parce que les formulaires de dépôt d’un budget participatif sont souvent réduits à quelques champs de description d’une idée, il arrive souvent que les services en charge de l’évaluation des projets aient besoin de contacter l’auteur d’une proposition pour lui demander des précisions et/ou ajustements. 

Afin de faciliter cette prise de contact, celle-ci peut se faire directement depuis le panel d’analyse par l’analyste lui-même. Un gain de temps précieux pour l’équipe projet, qui n’a pas à aller chercher les coordonnées d’un porteur de projet dans les exports ni à faire la mise en relation.

fenetre d'envoie de message a l'autrice de la proposition lors d'un budget participatif

Un tableau de bord digne d’un avion de chasse 

Afin d’aider l’équipe projet d’un budget participatif à piloter la phase d’analyse, nous avons créé un tableau de bord, qui vous permet de suivre les avancées du travail de chacun. Ces avancées se matérialisent par des pastilles, avec une couleur et un picto différent pour chacun. 

Des filtres (Zone, Catégorie, Analyste, Superviseur, Décideur) vous permettent de naviguer facilement au sein de ce tableau de bord, selon vos besoins.

Un outil de suivi indispensable pour organiser vos éventuelles relances et vous assurer que le travail sera effectué dans les temps impartis. 

exemple de pictogramme lors de la phase d'analyse d'un budget participatif

Fini la corvée de la configuration 

Imaginez : l’analyse des projets a été faite. Il vous faut donc appliquer la décision pour chacun des projets par la publication d’une réponse officielle et l’attribution d’un statut (ex : soumis au vote, hors cadre, non retenu, déjà prévu…), puis déplacer les projets éligibles à l’étape de vote. C’est le moment de paniquer ou de vous dire que vous avez bien fait d’opter pour la solution de Capco. Le paramétrage des décisions (voir le point 1 du présent article) permet de tout déclencher automatiquement en un clic. La prise en compte est immédiate ou se fera en simultané sur toutes les propositions à la date que vous souhaitez. 

Une dernière chose…

Nous nous sommes associés étroitement avec nos collectivités clientes pour concevoir toutes ces améliorations, notamment dans le cadre du réseau d’échanges que nous avons initié avec elles il y a plus de 3 ans. Chacune d’entre vous, par vos partages d’expérience, vos commentaires et vos suggestions, nous a aidés à façonner cette nouvelle expérience du produit Cap Collectif. Merci !

 

“La phase d’analyse doit être rapide et efficace”

Angèle Lemoult, en charge du budget participatif à la Ville d’Orléans, revient pour nous sur l’importance de la phase d’analyse dans la gestion d’un budget participatif à l’échelle d’une collectivité. 

Pour commencer, pouvez-vous nous dire quelques mots sur le budget participatif d’Orléans ?

Pour la ville d’Orléans, le budget participatif est perçu comme un formidable outil de démocratie locale. Il permet aux riverains de s’impliquer dans leur quartier ou dans leur ville avec des résultats très concrets et rapides. 

Comment appréhendez vous la phase d’analyse d’un budget participatif ?

La phase d’analyse est la clé de voûte de cet exercice. Elle doit être rapide, pour gagner sur le temps de mise en œuvre, et efficace pour éviter les déconvenues. Il s’agit, pendant 40 jours, de mobiliser de nombreuses directions (espaces verts, patrimoine, transports, développement durable…), sur des projets parfois très insolites et qui ne seront pas forcément retenus, ces études s’ajoutant à leur charge de travail habituelle.

Notre objectif est toujours de pouvoir proposer au vote le plus grand nombre possible de projets déposés. Pour cela, de nombreux échanges sont nécessaires entre notre service, les citoyens et les directions métier pour préciser les propositions et les rendre « réalisables ». Par ailleurs, la plupart des projets nécessite l’expertise de plusieurs services en parallèle.

Concrètement, comment se passait le pilotage de la phase d’analyse jusqu’à présent ?

Pour les 2 premières éditions de notre budget participatif, les projets étaient tout d’abord transmis aux experts identifiés par email. Leurs conclusions étaient ensuite saisies par les techniciens dans un tableau Excel partagé, puis reformulées par notre service avant d’être publiées sur la plateforme. La simplification et les nouvelles fonctionnalités proposées par l’outil d’analyse de Cap Collectif : (ré)attribution de projets, partage de l’analyse par plusieurs personnes, actions en masse… sont pour nous une réelle avancée qui nous permet de gérer toutes les étapes du budget participatif dans un seul outil. C’est d’autant plus important que nous avons l’ambition d’augmenter le nombre de participants lors des prochaines éditions !

Covid-19 – Comment les collectivités utilisent leur plateforme d’entraide ?

Depuis le début de la crise sanitaire en Europe, Cap Collectif mène une réflexion avec ses collectivités partenaires sur la manière dont sa plateforme de participation citoyenne peut être utilisée pour accompagner au mieux les actions de solidarité sur les territoires, en réponse à la crise sanitaire. 

Dans le contexte particulier du confinement, l’un des objectifs majeurs pour les collectivités territoriales est en effet d’assurer la continuité des services publics, d’informer au mieux les habitants et de protéger les citoyens les plus fragiles.

Cap Collectif s’est donc joint à l’effort national de lutte contre le Covid-19 en mettant à disposition de toutes les collectivités territoriales une plateforme d’entraide gratuite pour donner aux citoyens les moyens de prendre part à la gestion de la crise en collaboration avec les élus.

Après 2 mois de confinement, quel bilan peut-on tirer des démarches initiées sur les territoires ? 

Qui utilise notre plateforme d’entraide ?

 

A ce jour, 15 collectivités territoriales utilisent notre application d’entraide, dont : 

 

Comment est utilisée notre plateforme d’entraide ?

 

L’entraide entre particuliers 

Majoritairement, c’est l’aide entre particuliers qui a été privilégiée par les collectivités (70%). Les propositions de service entre pairs concernent principalement les gardes exceptionnelles d’enfants, les courses alimentaires ou achat de médicaments, le soutien psychologique ou l’aide aux démarches administratives. 

 

Le recensement des producteurs et commerçants locaux

Dans le sillage de la Ville de Courbevoie, les collectivités sont également nombreuses à avoir utilisé la plateforme pour recenser les producteurs et commerçants locaux livrant à domicile pendant la crise (24%). 

Le département des Deux-Sèvres a même concocté une rubrique spéciale “Votre table de Pâques”, recensant les commerçants et producteurs du territoire permettant de concocter un vrai repas de fête malgré le contexte.

Le soutien aux personnels soignants

Dans une région Grand Est particulièrement touchée par le virus, la Ville de Mulhouse a pour sa part organisé la solidarité avec ses personnels soignants, principalement axée sur la mise à disposition de logements à proximité des hôpitaux et le don de matériel.

Du côté de la Bourg-la-Reine, les enfants ont été mis à contribution pour déposer en ligne des dessins de soutien aux personnels soignants. Asma, 7 ans, fait partie de ces artistes en herbe. 

 

L’aide aux récoltes

Quant à la Province de Namur, en Belgique, elle a choisi d’utiliser la plateforme pour faire face à la pénurie de travailleurs saisonniers dans les secteurs horticoles et agricoles.

 

La confection de masques 

Enfin, la métropole d’Orléans propose également aux habitants des 22 communes du territoire de confectionner des masques, en leur livrant un kit (pièces de tissu, élastiques et bobine de fil) pour la confection de 35 masques, à l’aide du tutoriel de l’AFNOR. Près de 400 personnes se sont déjà portées volontaires…

Combien de personnes utilisent notre plateforme d’entraide ?

 

A ce jour, 2000 propositions de service ont été déposées depuis le début de la crise… permettant plus de 500 mises en relation directe entre particuliers (toutes les collectivités n’ayant pas activé cette fonctionnalité).

Au-delà des prises de contact directes entre pairs, la plateforme a également permis aux collectivités de repérer et accompagner des bénévoles vers les besoins des associations engagées dans la lutte contre le Covid-19, comme en témoigne Jean Gaujal, chargé de projets numériques à la Direction de la Démocratie, des Citoyen.ne.s et des territoires : “Nous avons aussi envisagé la plateforme idee.paris comme un soutien aux initiatives d’entraide nécessitant dons et volontaires en cette période de crise sanitaire. Ainsi, chacun peut trouver sur idee.paris.fr les actions d’associations, de collectifs citoyens, de la Ville de Paris et de sa Fabrique de la Solidarité, ainsi que celles de la plateforme jemengage.paris.fr qui met en relation associations et bénévoles. Cela nécessite un important travail de conseil et d’orientation de chaque usager en personnalisant nos réponses à leurs souhaits d’engagement. »

 

Personnaliser sa police d’écriture en un clic

A quel besoin répond cette nouveauté ? Depuis sa création, Cap Collectif a fait le choix d’opérer en marque blanche. Autrement dit, nous n’apparaissons pas sur les plateformes de nos clients, qui peuvent déployer un site entièrement à leurs couleurs, avec une grande variété de choix de personnalisation (URL, icône du site, couleurs, visuels, étapes […]

Configurer des URLs personnalisées

A quel besoin répond cette nouveauté ? 

La possibilité de configurer des URLs personnalisées sur sa plateforme permet de communiquer sur un projet participatif et non sur l’URL générique de la plateforme. Un besoin important pour les clients qui ont un usage régulier et diversifié de notre outil. Dans ce cas de figure, la plateforme concentre en effet l’ensemble des démarches participatives d’un client, comme le montre cet exemple de la Ville et Métropole de Nantes. 

Or,  comment communiquer efficacement sur un nouveau projet participatif avec une URL générique ou, pire, une URL à rallonge ? 

Signe que cette problématique est importante pour nos clients : la fonctionnalité d’URLs personnalisées nous a été demandée via la boîte à idées que nous avons mise en place auprès de nos collectivités partenaires. L’objectif de cette boîte à idées est de permettre à nos clients de nous suggérer des améliorations à apporter à la plateforme. 

Notre solution

Principe

Concrètement, la nouvelle fonctionnalité proposée vous permet de transformer un lien long en un lien court de votre choix. Vous pouvez par exemple transformer :

  • ce lien long : https://participation.lametro.fr/project/renouvellement-de-la-flotte-de-bus-de-la-semitag/questionnaire/questionnaire

  • en ce lien personnalisé et beaucoup plus court : https://participation.lametro.fr/nouveaux-bus

L’intégration d’un service tiers

Afin de permettre à nos clients de personnaliser leurs URLs, nous avons choisi d’intégrer à notre plateforme le service redirection.io, développé par nos amis de Jolicode. 

L’utilisation d’un service tiers performant, maintenu par une équipe dédiée, est une solution d’efficacité pour nos clients comme pour Cap Collectif. 

Nous avons conçu un tutoriel pas à pas (disponible sur notre aide en ligne pour nos clients), pour vous permettre de gérer vos URLs et répercuter vos paramètres automatiquement sur la plateforme Cap Collectif, grâce à la clé projet.

Migration depuis une ancienne plateforme ? 

Dans le cas d’une refonte de site internet, comme le passage d’une plateforme existante à une plateforme Cap Collectif, les URLs vont très probablement changer. Pour éviter que de tels changements vous soient préjudiciables (perte de SEO, utilisateurs rencontrant des erreurs 404…) l’intégration du service redirection.io sur votre plateforme Cap Collectif vous permettra de repérer ces erreurs et de les corriger, rendant ainsi le changement transparent pour vos visiteurs !

Favoriser la mise en relation entre utilisateurs

A quel besoin répond cette nouveauté ?

Organiser la solidarité lors de la crise sanitaire

Dans le contexte de la crise sanitaire, Cap Collectif a décidé de soutenir l’effort national de lutte contre le Covid-19 en mettant à disposition de toutes les collectivités territoriales une plateforme d’entraide gratuite pour donner aux citoyens les moyens de prendre part à la gestion de la crise en collaboration avec les élus (lire notre article sur le sujet).

L’objectif de cette plateforme d’entraide est de permettre à des citoyens de proposer leurs services à d’autres habitants, associations, collectivités ou agriculteurs ayant des besoins : garde d’enfants des personnels en première ligne, accompagnement de personnes vulnérables (courses, achat de médicaments, distribution de repas aux sans-abris, soutien psychologique pour des personnes seules…), aide aux récoltes, etc.  Ou, à l’inverse, de solliciter de l’aide sur ces mêmes sujets.

Décharger les services des collectivités 

Afin que les échanges entre citoyens puissent se faire dans le respect du RGPD et de manière sécurisée pour les personnes qui déposent leurs coordonnées, l’équipe technique de Cap Collectif s’est mobilisée pour développer dans un temps record une nouvelle fonctionnalité, permettant une mise en relation directe et privée entre citoyens. Difficile en effet, pour les services des collectivités déjà débordés, de prendre en charge cette mise en relation lorsque les propositions leur arrivent par un simple formulaire.

Notre solution

Permettre une mise en relation directe et sécurisée entre utilisateurs

La solution déployée sur notre plateforme prend la forme d’un bouton de prise de contact, qui s’affiche sous le titre du projet et l’avatar de l’auteur d’une proposition.

Au clic, une modale s’ouvre, permettant à un utilisateur d’envoyer un message à l’auteur d’une proposition et de lui laisser ses coordonnées, dans le cas où ce dernier souhaiterait poursuivre les échanges.

Un reCAPTCHA permet également de s’assurer que l’émetteur du message n’est pas un bot.

D’autres cas d’usage possibles

Cette fonctionnalité de mise en relation directe entre utilisateurs, développée pour un cas d’usage d’entraide, peut également être utile dans d’autres contextes participatifs.

Elle pourrait notamment être mise à profit dans le cadre de budgets participatifs ou de démarches d’open innovation pour : 

  • proposer à l’auteur d’une proposition des améliorations sur son projet
  • proposer de s’associer à la mise en oeuvre du projet
  • faire le lien avec d’autres projets ou acteurs du territoire
  • soutenir/féliciter personnellement l’auteur d’une proposition 

Et sans doute de nombreux autres cas d’usage que nos clients et les utilisateurs de nos plateformes créeront au fur et à mesure !

Covid-19 : Cap Collectif propose gratuitement sa plateforme d’entraide aux collectivités territoriales

Dans le contexte particulier du confinement, l’un des objectifs majeurs pour les collectivités territoriales est d’assurer la continuité des services publics, d’informer au mieux les habitants et de protéger les citoyens les plus fragiles. Cap Collectif se joint donc à l’effort national de lutte contre le Covid-19 en mettant à disposition de toutes les collectivités territoriales une plateforme d’entraide gratuite pour donner aux citoyens les moyens de prendre part à la gestion de la crise en collaboration avec les élus.

Une plateforme participative pour permettre aux citoyens de s’entraider localement lors du confinement

L’objectif de cette plateforme d’entraide est de permettre à des citoyens de proposer leurs services à d’autres habitants, associations, collectivités ou agriculteurs ayant des besoins : garde d’enfants des personnels en première ligne, accompagnement de personnes vulnérables (courses, achat de médicaments, distribution de repas aux sans-abris, soutien psychologique pour des personnes seules…), aide aux récoltes, … Ou, à l’inverse, de solliciter de l’aide sur ces mêmes sujets.

Tout a commencé le vendredi 13 mars 2020 lorsque la Ville d’Orléans a sollicité Cap Collectif pour ouvrir un dispositif d’entraide sur sa plateforme participative à l’échelle du département. Devant l’afflux des demandes et de questions de la part de leurs administrés, d’autres collectivités, comme les villes de Rennes, de Courbevoie, d’Albi, de Bourg-la-Reine ou de Mulhouse, ont rapidement décidé de lancer des initiatives similaires et ont sollicité Cap Collectif.

Permettre une mise en relation directe et sécurisée entre citoyens

Cap Collectif a donc décidé de soutenir activement cet élan de solidarité, en mettant sa plateforme à disposition d’autres collectivités. 

Afin que les échanges entre citoyens puissent se faire dans le respect du RGPD et de manière sécurisée pour les personnes qui déposent leurs coordonnées, l’équipe technique de Cap Collectif s’est également mobilisée pour développer dans un temps record une nouvelle fonctionnalité, permettant une mise en relation directe et privée entre citoyens. Difficile en effet, pour les services des collectivités déjà débordés, de prendre en charge cette mise en relation lorsque les propositions leur arrivent par un simple formulaire.

Autre fonctionnalité disponible pour faciliter la mise en relation entre pairs : la possibilité de trier des propositions par zone géographique, afin d’isoler par exemple les demandes et les offres de service de son quartier, voire de les visualiser sur la carte de son territoire.

Vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation des plateformes Cap Collectif ?

Contactez-nous !

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Cap Collectif lance une boîte à idées dédiée à ses clients

Depuis la création de Cap Collectif en 2014, notre communauté de clients ne cesse de grandir (+ 230 clients aujourd’hui). À tel point qu’il nous est apparu nécessaire de créer une plateforme dédiée permettant de fluidifier la communication et d’organiser de manière plus structurée la remontée de leurs attentes, besoins, suggestions. 

Au commencement, Cap Collectif souhaitait appliquer sa vision horizontale de la société à sa propre relation client. Plutôt que compartimenter nos clients dans des silos et de se concevoir comme un simple prestataire de services, nous avons décidé de penser le développement de notre produit et la progression des approches participatives de manière collaborative : ce qui bénéficie à l’un bénéficie à tous.

Dès la fin de l’année 2017, Cap Collectif a donc initié un réseau d’échange de pratiques entre nos collectivités territoriales clientes, qui se réunit deux fois par an.

Pour poursuivre sur cette voie, nous lançons aujourd’hui une instance dédiée à l’ensemble de nos clients.

Nos objectifs

1. Fluidifier la communication

Notamment autour des nouvelles fonctionnalités de la plateforme (référencement de nos webinars mensuels de présentation des nouvelles fonctionnalités de la plateforme) et de notre feuille de route des développements à venir.

2. Permettre à nos clients de nous suggérer des améliorations

Et nouvelles fonctionnalités tout au long de l’année grâce au lancement d’une boîte à idées dédiée. Une opportunité dont nos clients, premiers utilisateurs de notre plateforme, se sont rapidement saisi.

3. Mener des enquêtes ponctuelles

Pour approfondir certains sujets avec nos clients, dans un processus d’amélioration continue de notre outil, mais aussi de nos services.

Transparence, participation et collaboration…

Après tout, quoi de plus logique pour une civictech que de s’appuyer sur l’intelligence collective de sa communauté de clients et sa propre plateforme ?